Manuel du Référent Institution: Présentation générale

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Le Portail Européen des Archives publie les contenus archivistiques fournis par différents partenaires à travers un back-office nommé "tableau de bord". Une option permet de diffuser également les données sur Europeana en utilisant le même tableau de bord.

Organisation administrative

Il existe trois niveaux d'administrateurs dans le tableau de bord: administrateur général (Admin), référent pays (Country Manager, CM) et référent institution (Institution Manager, IM).

L'administrateur général crée les comptes de référents pays au sein du tableau de bord quand un pays le lui demande et anime les comptes CM. Il peut prendre la main sur un compte en cas de problème.

Le référent pays (un par pays), en général employé par les Archives nationales mais pas partout, dispose d'accès et de droits spécifiques au sein du tableau de bord, qui lui permettent de:

  • créer et organiser le paysage archivistique de son pays
  • créer et supprimer des institutions dans le paysage archivistique
  • créer des comptes pour les référents institution
  • contrôler l'activité de son pays (statistiques, etc.)
  • prendre la main sur un compte d'institution en cas de problème
  • suivre les questions relatives à la convention (Content provider agreement, CPA)

Le référent institution (un seul par institution, mais un référent institution peut être en charge de plusieurs institutions) a des accès et des droits spécifiques au sein du tableau de bord, qui lui permettent de:

  • charger, créer et mettre à jour les informations sur son institution (fiche EAG) pour l'annuaire
  • charger les contenus archivistiques de son institution (fichiers EAD et fichiers EAC-CPF) sur le portail
  • gérer les instruments de recherche et les fichiers EAC-CPF sur le portail: les convertir et les valider, éventuellement créer un guide des fonds, etc.
  • gérer les thèmes qui apparaissent sur le nuage de mots de la page d'accueil
  • convertir les instruments de recherche en fichiers EDM et les verser sur Europeana.
APE IM manuel, figure 1: Menu principal du tableau de bord du référent institution (Information sur le fournisseur de contenus, pour gérer son institution et les contacts reçus) et Information sur les contenus (pour charger et gérer les instruments de recherche et les fichiers EAC-CPF)



Organisation technique

Le portail européen des archives propose deux environnements aux partenaires: l'environnement de production et l'environnement de test (Content Checker). Chacun d'eux est composé d'un serveur frontal (le portail) et d'un back-office (le tableau de bord). Ils fonctionnent de manière strictement indépendante.

  • Le tableau de bord de production

Le tableau de bord de production https://www.archivesportaleurope.net/Dashboard est l'environnement web où vous chargez vos données en vue de la publication en ligne, disponible pour le public et les moteurs de recherche.

  • Le tableau de bord de test

Le tableau de bord de test https://contentchecker.archivesportaleurope.net/Dashboard est l'environnement de simulation du précédent, dupliqué presque exactement sur lui, mais invisible du public et des moteurs de recherche.

Two environments: Content Checker and Production


Cet environnement de simulation vous permet d'expérimenter le portail, de tester le processus de chargement des données, de vérifier le rendu de vos données sur le portail avant de les publier pour de vrai dans l'environnement de production. Inutile de dire qu'il est fortement recommandé d'utiliser l'environnement de test avant d'avoir recours à l'environnement de production.

Principales fonctionnalités et processus du tableau de bord

Le tableau de bord inclut toutes les fonctionnalités nécessaires pour les référents institution afin de:

  • charger, valider, convertir, normaliser, vérifier, créer, publier du contenu dans le Portail européen des Archives.
  • convertir les données et les verser dans Europeana
  • supprimer des contenus du Portail européen des archives et en demander la suppression d'Europeana

Tous les fichiers source soumis au Portail européen des archives doivent être au format XML ou du moins dans un format compatible avec l'un des formats suivants:

  • EAD 2002 ou ISAG(G) pour les instruments de recherche, les guides des sources, les guides des fonds;
  • EAC-CPF ou ISAAR-CPF pour les données sur les personnes, les familles ou les associations;
  • EAG 2012 ou ISDIAH pour les informations sur les institutions.

You can read all about the way in which the Archives Portal Europe has implemented these international archival standards in the Standards section of this Wiki.

Il est fortement recommandé d'utiliser l'encodage en UTF-8.

Le portail repose sur différents types de fichiers XML: les fichiers EAG pour décrire les institutions, EAG pour les archives, EAC-CPF pour les personnes. Tous sont basés sur les standards internationaux. Europeana utilise un autre type de fichier XML, les fichiers EDM. À ces différents types de fichiers correspondent des démarches et des processus d'intégration.