Manual del Administrador de Institución - Introducción

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El Portal de Archivos Europa publica el contenido de archivos proporcionados por sus diferentes socios a través de un back-office llamado Dashboard (Panel de control). Este panel incluye una opción que permite la carga de los datos también en Europeana. En este documento se describen las diferentes tareas a realizar por el administrador de la institución en el Dashboard.

Organización administrativa

Existen tres niveles de administradores en Dashboard: Administrador general (Admin), Administrador de País (o country manager - CM) y Administrador de la institución (IM).

El administrador general crea las cuentas de administrador de cada país en el Dashboard cuando se le solicite desde un por un país y gestiona las cuentas de estos CM. Puede tomar la iniciativa en cualquier cuenta en caso de problemas.

El administrador de país (sólo uno por país), es designado generalmente por los Archivos Nacionales, aunque no siempre, y tiene acceso y derechos específicos en el Dashboard, que le permiten:

  • Crear y organizar el sistema de archivos de su país
  • Crear y suprimir instituciones en el sistema de archivos
  • Crear cuentas para los administradores de las instituciones
  • Monitorizar la actividad dentro de sus países (estadísticas, etc.)
  • Tomar la iniciativa en una institución en caso de problemas
  • Controlar los acuerdos de proveedor de contenido (CPA)

El administrador de la institución (sólo uno por institución, aunque un Administrador institución puede estar a cargo de diferentes instituciones) tiene acceso y derechos específicos en el Dashboard, lo que le permite:

  • cargar o crear y actualizar la información de su institución (formato EAG) para el directorio
  • cargar el contenido de archivos de su institución (archivos EAD y archivos EAC-CPF) en el portal
  • gestionar los instrumentos de descripción y archivos EAC-CPF en el portal: convertir y validar, o incluso crear las guías de fondos.
  • gestionar los temas que aparecen en la nube de etiquetas de la página principal del portal
  • convertir sus instrumentos de descripción en ficheros EDM y cargarlosen Europeana.
APE IM manual, figura 1: Menú principal del Dashboard del Administradir de institución: información como proveedor de contenido para gestionar su institución y los contactos recibidos y información de contenido para cargar y administrar sus instrumentos de descripción y ficheros EAC-CPF



Organización técnica

El Portal Europeo de Archivos ofrece dos entornos a los participantes: Producción y el de Pruebas de Contenido (Content Checker). Cada entorno se compone de un front-end (Portal) y un back-end (Dashboard). Ambos entornos son completamente independientes uno del otro.

  • El Dashboard de producción

El Dashboard de producción https://www.archivesportaleurope.net/Dashboard es el entorno web donde cargar los datos de la versión de producción, disponible para el público y a los motores de búsqueda.

  • El Dashboard de Pruebas de contenido

El Dashboard de Pruebas de contenido https://contentchecker.archivesportaleurope.net/Dashboard es un entorno de simulación duplicado, casi exacto del de producción, pero no es visible publicamente para los motores de búsqueda.

Two environments: Content Checker and Production


Este entorno de simulación le permite experimentar el portal, probar el flujo de trabajo de carga y proceso de los datos y comprobar cómo se verán susn datos en el portal antes de publicarlos "de verdad" en el entorno de producción. No hace falta decir que es muy recomendable utilizar este verificador de contenidos antes de utilizar al Dashboard de producción.

Principales funcionalidades y flujos de trabajo del Dashboard

El Dashboard incluye todas las funcionalidades necesarias para que los administradores de las instituciones puedan:

  • carga, validar, convertir, normalizar, revisar, crear, publicar contenido en el Portal Europeo de Archivos,
  • convertir y entregar datos a Europeana,
  • eliminar contenidos en el Portal Europeo de Archivos y solicitar su eliminación en Europeana.

Todos los ficheros enviados al Portal Europeo de Archivos deben estar en formato XML y al menos cumplir con una de las siguientes normas:

  • EAD 2002 o ISAD (G) para instrumentos de descripción, guías de fuentes, guías de fondos;
  • EAC-CPF o ISAAR-CPF para registro de personas, familias o corporaciones;
  • EAG 2012 o ISDIAH para información sobre las instituciones.

You can read all about the way in which the Archives Portal Europe has implemented these international archival standards in the Standards section of this Wiki.

Es muy recomendable utilizar codificación UTF-8.

El portal cuenta con diferentes tipos de ficheros XML: EAG para describir las instituciones, ficheros EAD para describir los archivos, EAC-CPF para describir a las personas. Todos ellos se basan en las normas internacionales de archivo. Europeana utiliza otro tipo de archivo XML, los ficheros EDM (Europeana Data Model). Para cada diferente tipo de fichero corresponde diferente proceso y flujo de trabajo.