Handbuch für Institution Manager - Einführung

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Das Archivportal Europa veröffentlicht archivische Erschließungs- und Kontextinformationen sowie Informationen über archivische Einrichtungen, die von den Partnern über ein zentrales Werkzeug zur Datenverarbeitung, dem Dashboard, zur Verfügung gestellt werden. Über das Dashboard können diese Informationen auch an Europeana weitergeleitet werden. Den folgenden Seiten beschreiben die verschiedenen Funktionen, die ein Institution Manager im Dashboard verwenden kann.

Organisation

Im Dashboard gibt es drei Benutzerebenen: den Administrator, den Country Manager (CM) – die nationale Kontaktstelle für das Portal, und den Institution Manager (IM).

Der Administrator erstellt und verwaltet die Länder und die personalisierten Zugänge für Country Manager im Dashboard. Der Administrator kann bei technischen Problemen auf jeden Zugang zum Dashboard zugreifen.

Es gibt einen Country Manager für jedes Land, der in den meisten Fällen von den Nationalarchiven ernannt wird. Der Country Manager hat einen spezifischen Zugang zum Dashboard, der ihm erlaubt:

  • eine Archivlandschaft für sein Land zu erstellen,
  • eine neue Institution innerhalb der Archivlandschaft anzulegen,
  • personalisierte Zugänge für Institution Manager zu erstellen,
  • die Aktivitäten innerhalb seines Landes im Portal zu beobachten (Statistiken etc.),
  • die Aufgaben des Institution Managers zu übernehmen, wenn ein Problem auftritt,
  • die Belange des Datenbereitstellungsabkommen (Content Provider Agreement) zu verfolgen.

Der Institution Manager ist der Ansprechpartner der jeweiligen Einrichtung, die Daten bereitstellt. Eine Einrichtung kann nur einen "Institution Manager"-Zugang für das Archivportal Europa haben. Über einen "Institution Manager"-Zugang können jedoch auch mehre Einrichtungen im Portal betreut werden. Der Institution Manager hat einen besonderen Zugang und besondere Rechte im Dashboard:

  • Hochladen, Erstellen und Aktualisieren der Informationen über seine Institution (EAG-Datei) für den Bereich „Archive in Europa“
  • Hochladen von Findmitteln (EAD-Dateien) und Herkunftsstellenbeschreibungen (EAC-CPF-Dateien) aus seiner Institution
  • Verwaltung der EAD- und der EAC-CPF-Dateien im Portal: Konvertierung und Validierung, optional Erstellen von Beständeübersichten etc.
  • Verwaltung der Themen, die auf der Startseite des Portals angezeigt werden
  • Konvertierung von EAD-Dateien zu EDM-Dateien und Datenlieferung an Europeana
APE IM manual, abbildung 1: Hauptmenü im Dashboard: Informationen zum Archiv zur Verwaltung der Institutionsdaten und: Inhaltsangabe zum Hochladen und Verwalten von Findmitteln und Herkunftsstellenbeschreibungen



Technische Hintergründe zum Dashboard

Das Archivportal Europa arbeitet mit zwei verschiedenen Umgebungen: der Produktionsumgebung und dem Content Checker, eine Simulationsumgebung. Jede Umgebung besteht aus einer Benutzeroberfläche, dem Portal, und aus dem Administrationsbereich, dem Dashboard. Beide Umgebungen sind unabhängig voneinander.

  • Dashboard in der Produktionsumgebung

Das Dashboard in der Produktionsumgebung https://www.archivesportaleurope.net/Dashboard ist der zentrale Zugang über das Internet, mit dem die Daten für die Veröffentlichung im Portal der Produktionsumgebung hochgeladen und publiziert werden. Die hier veröffentlichten Daten werden von Internetsuchmaschinen ausgewertet.

  • Dashboard im Content Checker

Das Dashboard im Content Checker https://contentchecker.archivesportaleurope.net/Dashboard ist der zentrale Zugang über das Internet, mit der Daten für die Veröffentlichung im Portal in der Simulationsumgebung, einer Kopie der Produktionsumgebung, eingespielt und getestet werden können. Der Zugang zum Content Checker, sowohl zum Dashboard als auch zum Portal, steht nur für die Partner des Archivportals Europa zur Verfügung und ist weder für die allgemeine Öffentlichkeit, noch für Internetsuchmaschinen sichtbar.

Two environments: Content Checker and Production


In der Simulationsumgebung, dem Content Checker, können alle Arbeitsschritte rund um das Portal geprobt werden. Bevor die Erschließungsinformationen und die Informationen über das Archiv veröffentlicht werden, kann das Hochladen und die Weiterverarbeitung der Daten sowie die Ansicht der Informationen im Portal getestet werden. Wir empfehlen, die Veröffentlichung der Informationen zunächst im Content Checker zu simulieren, bevor in der Produktionsumgebung gearbeitet wird.

Funktionalitäten und Workflows im Dashboard

Das Dashboard enthält für Institution Manager alle Funktionen, zum

  • Hochladen, Validieren, Normalisieren, Prüfen, Erstellen und Veröffentlichen von Daten im Archivportal Europa,
  • Konvertieren und Liefern von Daten an Europeana,
  • Löschen von Daten im Archivportal Europa und zur Anfrage zur Entfernung von Daten in Europeana

Alle Dateien, die in das Portal eingespielt werden sollen, müssen im XML-Format vorliegen und wohlgeformt sein. Diese Dateien müssen mit einem der folgenden Standards konform, d.h. technisch valide sein:

  • EAD 2002 oder ISAD(G) für Beständeübersichten/Inventare und Findbücher
  • EAC-CPF oder ISAAR-CPF für die Beschreibung von Provenienzen
  • EAG 2012 oder ISDIAH für die Beschreibung der Institution

You can read all about the way in which the Archives Portal Europe has implemented these international archival standards in the Standards section of this Wiki.

Dringend empfohlen wird die Zeichenkodierung nach UTF-8.

Das Portal verwendet verschiedene XML-Dateien: EAG-Dateien, um Institutionen zu beschreiben, EAD-dateien zur Beschreibung der Bestände und EAC-CPF-Dateien zur Beschreibung von Provenienzen. Die XML-Formate basieren auf internationalen archivischen Standards. Europeana nutzt mit EDM-Dateien ein anderes XML-Format. Die verschiedenen Dateien folgen im Dashboard unterschiedlichen Abläufen.